Science Arts Co., Pte Ltd
科艺私人有限公司
集成系统作为减轻人工和重复性操作的良药
公司简介
科艺公司创立于1969年，事中成药及保健品近三十年。产品以自创‘梅花牌’为主要品牌，同时也总经销中国著名产品如: 北京‘同仁堂’，云南的‘云南白药’系列以及广州‘羊城牌’等产品。公司早期是以售卖医药器材和用品为主。七十年代中期。当中药行业开始蓬勃发展时，科艺公司看好商机，开始进军中成药市场。
今天，科艺公司已经成为中药行业的佼佼者，拥有超过一千种产品，其中包括进口产品，以及公司所生产和新包装的产成品等等。科艺公司拥有一支超过四十人的工作队伍以及一栋属于自己的大楼，作为行政，批发以及生产用途。科艺公司的产品便是在这里进行加工处理和包装，并以公司所积极推广的自家品牌，‘梅花牌’ 推出市场。
科艺公司每年的营业额近千万, 绝大部分来自国内的业务. 公司的客户包括药材店, 中医诊所, 杂货店, 百货商店以及药物连锁店等. 部分的产品也出口到邻近国家以及欧洲市场.
科艺所创立的品牌 -‘梅花牌’
业务管理的长远计划
随着产品数量和营业额的增加，身为公司创办人兼总裁,以及中华总商会委员的陈立发先生认为公司不应该再依赖人工操作因为这将加重公司的管理费用以及牵制公司的成长。陈先生的长远计划是为公司引进现代化的企业资源和人力管理，其中便包括实施集成的商务方案软件。
科艺公司早在九十年代初就开始使用电脑系统管理财务。随着业务的不断发展, 扩大，旧系统模块不兼容，数据不能实时有效地交流更新, 使公司业务发展受到限制。
陈先生意识到公司缺乏IT认知和技能. 于是他便聘请了一名独立的咨询顾问来负责探讨公司的需求并寻找适合的解决方案。
业务操作的实际挑战
科艺公司处在一个双语操作的环境里. 正如一般企业，科艺公司以英文作为业务和财务管理的语言。然而，鉴于产品的特性，公司得借用中文来书写和打印产品的名称。另外，由于公司的客户包括传统的中药店和中医行业，在送货单和发票上打印中文字样这一需求对科艺公司来说也是很重要的。
库存管理也是科艺公司所关注的。公司希望能将库存系统连接到其财务系统。同时，由于公司生产和包装自家品牌的产品，产品组装模块更是不可或缺。鉴于医药行业产品一般需要有效期控制，因此追踪各产品的批号和保质期的功能也成为了科艺公司所面对的一大挑战。
科艺公司拥有一班外勤的营业代表，负责为本地市场的批发和客户服务。由于本地的销售额占总营业额的绝大部分，客户管理和送货及时很重要. 公司需要将营业代表的业务操作连接到后端系统以便为客户提供更快捷可靠的服务。
科艺公司的销售人员都配带了装有双语biz-e-Motion MobileSale 软件的HP个人数码助理(PDA)。
方案的实施
在研究了多家方案供应商所提交的建议书后，科艺公司最终决定采纳e-Solution的财务管理和物流管理系统做为公司的后端方案，同时也采用biz-e-Motion移动销售系统来管理本地的外勤销售业务。系统的研发商，丝谛科技有限公司为科艺公司执行了系统的实施和培训工作。
丝谛科技也为科艺公司安装了局域网设施，包括一台惠普的服务机，以及多台负责处理业务和管理库存的惠普工作站。
后端方案的效益
安装了e-Solution企业管理系统以后, 科艺公司免去了许多重复性的工作, 因而节省了不少人工。系统集销售，采购和库存管理模块为一体，并且连接到财务系统的应付，应收总帐和现金管理等模块。科艺公司在录入销售，采购和库存业务时已无需再象往常一样，通过人工操作，在相关的财务模块中录入相同的业务。一切都已由系统代劳了。在库存管理方面，系统提供了更完善的补货管理，发货以及货运管理等，带来了显著的效益。
e-Solution企业管理系统拥有强大的双语功能，为科艺公司提供了在一套系统里同时享有以英文和中文操作的便利。用户只需点击一个按钮便可随意切换英文或中文的界面。数据里的重要字段如产品和客户名称等，都可以同时以两种语言的文字显示，保存和打印。
科艺公司使用系统的组装模块来管理生产业务。这个模块除了可以让用户定义产成品的所需材料以及包装材料外，还能够将生产费用加入产成品的成本，减少人工核算。此外模块与库存模块充分集成，最终连接财务模块。配合产品批号和保质期追踪功能的使用，科艺公司改善了对‘梅花牌’产品的生产和库存管理，使客户对‘梅花牌’产品更有信心，为品牌的推广迈进了一大步。
系统所生成的报表也让科艺公司能够更有效的管理库存数量。管理人员现在可以根据产品的实际销售情况和存货数量进行补货，而不需要再依靠从前的增量方式进行补货。
移动销售管理方案的效益
自从科艺公司外勤营业代表实施了丝谛科技的biz-e-Motion移动销售系统后，户外销售工作实行电脑化管理，为科艺公司进一步减少了重复性工作，大大提高业务效率。
biz-e-Motion移动销售系统通过PDA让用户从企业数据库中取得信息以及录入业务。每一位营业代表都配上了一台惠普的PDA以进行日常业务。通过手中的PDA，营业代表可以在户外查询客户和产品的信息如未结销售订单、发票、可赊帐余额、产品库存量等。这些信息对营业代表在户外进行销售活动时是非常关键的。
另外，营业代表今后也可以把销售订单，退货，收款等其他业务录入在PDA内。在录入销售订单时，营业代表可以选择客户送货地址。每日订单上载及企业数据下载可以通过PDA底座或手机无线拨号连接的方式和企业后端的数据库进行数据同步传输。由于录入在PDA里的订单在进行数据同步时自动转移到后端的系统里，后勤人员因此不需要再重复录入这些业务。后勤人员也可直接按营业代表所选定的送货地址为销售订单进行货运安排。
有了顺畅的移动销售系统，科艺公司的营业代表便能为客户提供更优质的服务。从而提高公司的销售额。同时，人工操作的减少也有助于减少后勤人员和营业代表以往在工作上所经常出现的摩擦，使公司内部关系更融洽。
销售人员将业务录入到PDA内.
外勤销售人员随身携带PDA.
期后检讨
后端系统获得了众员工的欢迎。在减少人工操作的同时，员工也掌握了使用信息科技的新技能。起初对先进的PDA难以接受的营业代表，如今也逐渐相信并依赖这个既便利又对管理客户有很大帮助的工具。
拥有了完善的系统以后，陈先生如今能集中精神发展海外的业务以争取更多的商机。
‘丝谛科技提供的不仅仅是软件和硬件. 他们还协助我们申请政府津贴, 安排惠普的分期付款计划以减轻我们的经济负担, 同时也协助寻找适合的器材和安装整体的局域网设备。’陈先生在接受一份科技杂志的访问时这么说到。
科艺公司之所以选择丝谛科技所提供的完整方案，是因为丝谛科技公司的宗旨是与客户建立长期、稳定、双赢的伙伴关系。作为方案的研发商，丝谛科技会根据科艺公司的业务新需求，时实的进行软件的更新，帮助科艺公司完善工作流程，更好地进行全方位的管理。同时，丝谛科技也能够满足科艺公司在信息科技方面的其他需求，因而为科艺公司提供整体的IT外包服务。
资金安排
丝谛科技为科艺公司安排了惠普的分期付款计划以减轻公司的经济负担。
同时，丝谛科技也在完成实施工作后协助科艺公司向政府提交本地企业技术补助计划的申请书，申请投资IT的津贴。这项计划是专为协助类似科艺公司的企业减轻实施IT系统的投资而设立的，以鼓励中小型企业实行电脑化。在此计划下，合格的企业在成功实施电脑系统后将获得政府资助，特别是在IT咨询服务方面降低IT投资成本。
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Science Arts Co., Pte Ltd
150 Macpherson Road
Science Arts Building
Singapore 348524
Tel: [65] 6744 2651
Fax: [65] 6745 1235
总结
公司名称:
科艺私人有限公司
行业:
中草药, 中成药及保健品
业务:
进口, 加工生产和批发中成药品.
实际挑战:
1. 连接库存和财务系统以减少人工操作.
2. 同时使用英文和中文.
3. 有效管理自家品牌的产成品.
4. 连接户外销售业务以达到更顺畅的业务操作.
解决方案:
财务管理方案
物流管理方案
移动销售方案
软件:
e-Solution 财务管理系统
e-Solution 物流管理系统
biz-e-Motion 移动销售系统
硬件:
HP 型服务器
HP 型工作站
HP 个人数码助理
HP PDA